1.1 Contexte

Clinique AMÉ — ci-après désignée « la Clinique » — est un établissement spécialisé en médecine esthétique offrant des traitements avancés de rajeunissement, de soins de la peau et de bien-être. Dans le cadre de ses activités cliniques, de prise de rendez-vous, de communication et de relations avec la clientèle, la Clinique traite certains renseignements personnels.

La présente politique vise à assurer la protection de ces renseignements et à encadrer la manière dont la Clinique les collecte, utilise, communique, conserve et détruit. Elle informe toute personne souhaitant comprendre comment ses données sont traitées, notamment lorsqu'elle visite cliniqueame.com ou utilise l'un de nos formulaires (prise de rendez-vous, consultation, contact, infolettre).

En naviguant sur notre site ou en utilisant nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris cette politique et consentez, lorsque requis, au traitement de vos données conformément à celle-ci.

1.2 Application et définitions

Cette politique s'applique à l'ensemble du personnel, professionnels de la santé, administrateurs, contractuels et toute personne fournissant des services pour le compte de la Clinique.

Elle couvre tous les renseignements personnels que nous gérons : patients, visiteurs du site, partenaires et utilisateurs de nos services numériques.

Un « renseignement personnel » est tout renseignement concernant une personne physique permettant de l'identifier directement ou indirectement (ex. : nom, adresse, téléphone, courriel).

Un « renseignement personnel sensible » inclut les données pour lesquelles un haut niveau de protection est attendu (ex. : informations médicales, photos de traitements, données de santé).

Les coordonnées professionnelles ne sont pas considérées comme des renseignements personnels (ex. : téléphone ou adresse au travail), sauf si elles permettent d'identifier une personne directement.

1.3 Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir plusieurs types de renseignements personnels.

Objectifs de la collecte

Les renseignements sont collectés uniquement pour les raisons prévues dans la présente politique. Voici quelques motifs de collecte :

• Gestion des dossiers patients (prise de rendez-vous, consultations, suivi de traitements).

• Réponses aux demandes transmises via les formulaires du site (contact général, demande de consultation, demandes d'information sur les traitements).

• Abonnement à l'infolettre.

• Analyse du trafic Web à l'aide de données anonymisées.

Finalités

Les renseignements personnels peuvent être utilisés pour :

• Communiquer avec les patients et gérer leur dossier clinique et administratif.

• Répondre aux demandes du public et des partenaires.

• Diffuser des informations sur nos traitements, nos actualités et nos événements.

• Améliorer notre site web et nos outils numériques (via données anonymisées).

• Respecter nos obligations légales et administratives.

Renseignements collectés

La Clinique collecte de façon licite et transparente :

• Identifiants personnels : nom, prénom, courriel, téléphone, date de naissance.

• Données relatives aux traitements (si nécessaire pour la prestation de services).

• Données de navigation anonymisées (IP, type d'appareil, pages consultées).

1.3.1 Consentement

La Clinique recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf exception légale. Le consentement peut être implicite lorsqu'un formulaire est soumis volontairement.

1.3.2 Collecte

Nous ne collectons que les renseignements nécessaires à la prestation de nos services cliniques, à la gestion des rendez-vous et à la diffusion d'informations sur nos traitements. Pour toute donnée transmise par un mineur, un consentement parental est requis.

Collecte auprès de tiers

Dans certains cas, des renseignements peuvent être validés auprès d'un tiers (ex. : professionnel référant, compagnie d'assurance). Un consentement sera obtenu lorsque la loi l'exige.

1.3.3 Détention et utilisation

Nous nous assurons que les renseignements détenus sont exacts et utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

L'accès est limité au personnel autorisé dont la fonction le nécessite (personnel clinique, administration). Tout autre accès requiert un consentement.

1.3.4 Communication

Nous obtenons le consentement avant toute communication à un tiers, sauf exceptions prévues par la loi.

• Organismes publics si requis par la loi.

• Fournisseurs de services numériques (hébergement, infolettre, CRM).

• Parties impliquées dans une transaction institutionnelle ou administrative.

Transfert hors Québec

Certains renseignements peuvent transiter hors Québec (hébergement web, outils infonuagiques). Une évaluation de protection est effectuée selon la Loi 25.

1.3.5 Technologies utilisées

Témoins de connexion (cookies)

Notre site utilise des cookies pour mémoriser les préférences linguistiques et analyser la fréquentation du site.

Google Analytics

Utilisé pour améliorer l'expérience utilisateur. Les données sont anonymisées et ne permettent pas d'identifier une personne.

Formulaires Web

Nous recueillons des renseignements via nos formulaires (contact, prise de rendez-vous, infolettre).

1.4 Conservation et destruction

La Clinique conserve les renseignements pour la durée nécessaire aux objectifs :

• Formulaires de contact : jusqu'au traitement complet de la demande.

• Données des patients : pour toute la durée du suivi clinique + période légale minimale de conservation des dossiers médicaux.

• Données infolettre : jusqu'au désabonnement.

• Données anonymisées de navigation : selon les politiques des fournisseurs.

Une fois la durée écoulée, les données sont détruites ou anonymisées.

1.5 Responsabilités

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Clinique AMÉ supervise l'application de cette politique et le respect de la Loi 25.

1.6 Sécurité des données

Nous appliquons des mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels : accès restreint, chiffrement des formulaires, systèmes infonuagiques sécurisés, procédures internes.

1.7 Vos droits

Toute personne peut :

• Demander accès à ses renseignements.

• Demander correction.

• Retirer son consentement.

• Demander la suppression ou l'exportation de ses données.

• Obtenir la liste des renseignements détenus.

Les demandes doivent être transmises par écrit aux coordonnées ci-dessous.

1.8 Traitement des plaintes

Toute plainte concernant la protection des renseignements doit être envoyée par écrit au responsable. Une réponse sera fournie dans les 30 jours.

1.9 Coordonnées

Responsable de la protection des renseignements personnels

Clinique AMÉ

info@cliniqueame.com

1.10 Publication et modifications

Cette politique est publiée sur notre site Internet et peut être mise à jour à tout moment. Les changements seront indiqués sur cette page.